Tips Agar Virtual Meeting Lebih Efektif

Tips Agar Virtual Meeting Lebih Efektif
ilustrasi



INILAH, Jakarta - Pandemi COVID-19 telah mengubah gaya hidup masyarakat dalam bekerja, termasuk dalam melakukan pertemuan atau meeting.

Jika sebelumnya meeting selalu dilakukan secara tatap muka, kini dapat dilakukan secara virtual atau daring dengan tanpa perlu keluar rumah.

Meski demikian, dibutuhkan perencanaan dan koordinasi yang baik untuk memastikan virtual meeting dapat berjalan dengan efektif.


Lark, all-in-one platform kolaborasi digital, hadir dengan berbagai fitur terintegrasi untuk dapat menciptakan virtual meeting yang efektif.

- Pastikan bahwa meeting memang diperlukan

Tidak semua pekerjaan membutuhkan virtual meeting secara khusus, terutama pekerjaan yang hanya melibatkan beberapa anggota tim seperti, pembuatan dokumen atau presentasi.

Melalui Lark Docs, setiap anggota tim tetap dapat berkolaborasi untuk mengerjakan dokumen, sheet, maupun presentasi secara real time.

Dengan fitur sharing docs, semua anggota dapat mengakses dokumen, melakukan perubahan, atau memberikan komentar secara langsung.

Lark Docs dan Lark Sheets juga mendukung penyisipan berbagai jenis konten file, seperti gambar, video, bagan, dan bahkan obrolan grup dan polling.

- Persiapkan materi yang akan dibahas dengan pre-meeting group chat

Untuk memastikan meeting yang diadakan dapat berjalan dengan efektif, pastikan agenda meeting yang berisi topik pembicaraan dan materi meeting telah diterima oleh seluruh peserta meeting.

Jika anggota dan materi yang hendak disampaikan cukup banyak, lebih baik membuat pre-meeting group chat di Lark Messenger yang dapat diakses melalui jendela meeting invitation di Lark Calendar, untuk memastikan seluruh anggota telah menerima materi dengan baik dan dapat melakukan konfirmasi atau memberikan pertanyaan sebelum meeting diadakan.

Group chat ini akan secara otomatis memasukan seluruh peserta meeting ke dalamnya dan dapat ditutup setelah diskusi dan meeting selesai dilaksanakan.

- Manfaatkan dokumen online untuk menampilkan materi yang akan dibahas

Kadang kala proses meeting dapat terhambat ketika menunggu salah satu anggota untuk mengunduh dokumen, terutama jika berkapasitas besar.

Lebih baik menampilkan dokumen melalui fitur share screen di Lark Meetings, dan berikan juga akses untuk membuka dokumen online dari materi yang dibahas kepada semua anggota meeting.

Membagikan materi melalui dokumen online dapat membuat proses meeting berjalan lebih efektif, karena setiap anggota tim dapat langsung mengakses dokumen tanpa harus mengunduh terlebih dahulu.

Revisi pun dapat dilakukan pada dokumen yang sama dan segera tersimpan secara langsung sehingga dapat diakses oleh anggota tim tanpa harus mengunggah dokumen dan mengirimkannya melalui email.

Hal ini dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam mengakses dokumen yang biasanya terjadi ketika menggunakan dokumen offline dengan versi revisi yang berbeda-beda.

Melalui Lark Docs dan Lark Sheets, pengguna juga dapat menentukan jenis akses yang akan diberikan kepada setiap anggota, siapa yang memiliki akses penuh untuk dapat melakukan edit ataupun mengunduh dokumen, serta siapa yang hanya diberikan akses untuk view only.

Selain itu, terdapat juga fitur Magic Share dalam Lark Meetings, yang memungkinkan setiap anggota untuk langsung melakukan revisi pada dokumen di dalam jendela meeting.

- Pastikan memiliki dokumentasi untuk dapat melakukan evaluasi

Evaluasi diperlukan untuk mengetahui apakah meeting tersebut berjalan dengan baik, dan semua pesan dapat tersampaikan.

Jika pada meeting tatap muka terdahulu, dokumentasi hanya berdasarkan notulen rapat, dalam virtual meeting proses dokumentasi dapat dilakukan dengan lebih mudah.

Lark Meetings memungkinkan pengguna untuk merekam proses virtual meeting, sehingga peserta meeting dapat sewaktu-waktu melihat hasil rekaman kembali atau bahkan membagikan kepada peserta yang berhalangan untuk hadir.

Di samping itu, Lark juga menghadirkan kemampuan untuk membuat video meeting livestream pada YouTube dan Facebook.

Peter Shearer, pendiri Wahyoo, sebuah startup berbasis aplikasi digital yang membantu usaha warung makan, meyakini bahwa setelah bisa beradaptasi dengan cara baru bekerja yang diakibatkan oleh pandemi, kini sudah saatnya para pekerja mulai mencari nilai tambah dalam memaksimalkan penerapan teknologi.

"Virtual meeting membuat saya dapat bekerja secara lebih produktif dan efisien, dari yang biasanya dalam satu hari saya hanya bisa menghadiri 2-3 meeting, namun dengan virtual meeting saya bisa melakukan meeting hingga 4-5 kali," kata Shearer.

"Namun, terkadang saya merasa bahwa virtual meeting dapat menjadi kurang efektif jika harus berpindah ke aplikasi lain untuk merevisi dokumen secara langsung saat berdiskusi. Maka memilih teknologi yang tepat dengan fitur-fitur yang terintegrasi adalah langkah yang cerdas guna meningkatkan kinerja daring<" lanjut dia.

Menurut Shearer, kini sudah saatnya bagi kita untuk lebih pintar dalam menjalankan proses cara bekerja, sehingga kita dapat menggunakan waktu dengan lebih bermanfaat dan efektif.

Sementara Senior Professional Service Consultant Lark Suryanto Lee mengatakan, penerapan teknologi yang tepat dapat menjadi jawaban atas tantangan menghadapi kondisi new normal saat ini. Menurut dia, Lark memungkinkan masyarakat untuk bekerja dari jarak jauh dan berkolaborasi secara efektif.

"Sebagai all-in-one platform kolaborasi digital, masyarakat dapat menikmati berbagai fitur tanpa harus berpindah-pindah platform. Di samping itu, Lark juga mudah digunakan oleh siapa saja, dari berbagai rentang usia. Sementara untuk penyimpanan data, Lark menyediakan layanan cloud gratis di Lark Drive dengan kapasitas hingga 200GB," ujar Suryanto. (inilah.com)